Datenschutzerklärung

YÖNETİMTR KVKK-Informationshinweis und Datenschutzrichtlinie

YönetimTR ist eine cloudbasierte Softwareplattform für Unternehmen. Sie bietet eine Firmenwebsite, Content-Management, mehrsprachige Veröffentlichung, QR-Menü, digitale Bestellung und Anfrageverwaltung, kanalübergreifende Nachrichtenkommunikation (WhatsApp, Instagram, Web-Chat) sowie KI-gestützte Assistentenservices.

YönetimTR wird von Artech Yazılım Otomasyon Bilişim Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi entwickelt und bereitgestellt.

Dieser Text erklärt Ihnen im Rahmen des Gesetzes Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten, zu welchen Zwecken Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, mit wem sie geteilt werden können, wie lange sie gespeichert werden dürfen und welche Rechte Sie an Ihren personenbezogenen Daten haben.

1. Trennung zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter

Die Artech Yazılım Otomasyon Bilişim Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi handelt bei Abonnement-, Vertrags-, Zahlungs-, Rechnungs-, technischem Support-, Kommunikations- und Kundenbeziehungsprozessen von Unternehmen, die die Dienste von YönetimTR nutzen, als Verantwortlicher.

Bei Daten zu den eigenen Mitarbeitern, Kunden, Website-Besuchern, WhatsApp- und Instagram-Gesprächen, Anfragen über das QR-Menü sowie Reservierungs- und Anfrageaufzeichnungen handelt grundsätzlich das jeweilige Unternehmen als Verantwortlicher; die Artech Yazılım Otomasyon Bilişim Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi handelt im Rahmen der bereitgestellten Softwaredienstleistung als Auftragsverarbeiter.

In diesem Zusammenhang verarbeitet Artech die vom Unternehmen in das System eingegebenen oder von dessen Kunden/Mitarbeitern über YönetimTR erstellten Daten im Rahmen der Anweisungen des jeweiligen Unternehmens, des Dienstleistungsvertrags, der technischen Erfordernisse und der geltenden gesetzlichen Vorschriften.

2. Angaben zum Verantwortlichen

Firmenname:
Artech Yazılım Otomasyon Bilişim Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi

Adresse:
Şirintepe Mah. 8132 Sk. No: 20 /1 Çiğli / İzmir

E-Mail:
info@artechotomasyon.com

Telefon:
0534 658 89 96

3. Verarbeitete personenbezogene Daten

Im Rahmen der Bereitstellung der Dienste von YönetimTR können die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden:

• Unternehmens- und Kontodaten: Unternehmensname, Angaben zur berechtigten Person, Steuer- und Rechnungsdaten, Kontaktdaten, Filialdaten, Domain-Informationen, Abonnementdaten, Zahlungs- und Einziehungsaufzeichnungen, Supportanfragen und Vertragsaufzeichnungen.
• Daten von Panel-Nutzern: Vor- und Nachname, Benutzername, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Funktions-/Rollenangaben, Benutzerrechte, Sitzungs- und Anmeldeprotokolle, Verlauf der Aktivitäten.
• Daten von Website-Besuchern und Anfragen: Name, Telefon, E-Mail und Nachrichteninhalt aus dem Kontaktformular; Reservierungs- oder Anfrageaufzeichnungen; Bestell- und Anrufdaten über das QR-Menü; für die Leistung erforderliche Angaben wie Tisch-/Zimmernummer.
• Nachrichtenbezogene Daten: Über WhatsApp, Instagram und den Web-Chat gesendete und empfangene Nachrichteninhalte, Telefonnummer, falls vorhanden Profilname und Profilbild, Benutzername, Zeitpunkt der Nachricht, Spracheinstellung und Gesprächsstatus.
• Technische Daten: IP-Adresse, Gerätedaten, Browserdaten, Betriebssystemdaten, Sitzungsprotokolle, System-Logs, Fehlerprotokolle, Leistungsprotokolle, Sicherheitsprotokolle und Cookie-Daten.
• Nutzungs- und Abrechnungsdaten: Zählerstände für die Nutzung des KI-Assistenten, Nachrichtenanzahl, Paket- und Kontingentdaten, Abonnement- und Zahlungsaufzeichnungen.

4. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Im Rahmen von YönetimTR ist grundsätzlich nicht vorgesehen, besondere Kategorien personenbezogener Daten zu verarbeiten.

Es ist vorgesehen, dass Nutzer oder Unternehmen keine Gesundheitsdaten, biometrischen Daten, Angaben zu Religion, Konfession, politischer Meinung, strafrechtlichen Verurteilungen, Gewerkschaftsmitgliedschaft oder ähnliche besondere Kategorien personenbezogener Daten in das System eingeben.

Falls das Unternehmen dennoch besondere Kategorien personenbezogener Daten in das System eingibt, ist das jeweilige Unternehmen für die Verarbeitung dieser Daten und für die Einholung der erforderlichen ausdrücklichen Einwilligung sowie für die Information verantwortlich.

5. Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können zu den folgenden Zwecken verarbeitet werden:

• Bereitstellung der Softwaredienste von YönetimTR,
• Durchführung von Firmenwebsite-, Content-Management- und mehrsprachigen Veröffentlichungsprozessen,
• Verwaltung von QR-Menü-, digitaler Bestell- und Anrufprozessen,
• Weiterleitung von Kontaktformular-, Reservierungs- und Anfrageaufzeichnungen an das Unternehmen,
• Beantwortung von Anfragen über WhatsApp, Instagram und den Web-Chat,
• Bereitstellung von Informationen und Erstellung von Anfragen durch den KI-gestützten Assistenten,
• Übernahme und Fortführung des Gesprächs durch Mitarbeitende des Unternehmens (Live-Support),
• Benutzerfreigabe, Sitzungsverwaltung und Gewährleistung der Zugriffssicherheit,
• Nutzungsmessung, Kontingentverfolgung und Berichterstattung,
• Durchführung von Abonnement-, Zahlungs-, Rechnungs- und Kundensupportprozessen,
• Erkennung technischer Fehler, Leistungs-, Sicherheits- und Missbrauchsfälle,
• Verbesserung der Servicequalität und Weiterentwicklung des Systems,
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
• Beantwortung von Anfragen berechtigter öffentlicher Institutionen und Behörden.

6. Arten der Erhebung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können über das YönetimTR-Verwaltungsdashboard, die Unternehmenswebsite, QR-Menü-Anzeigen, das Web-Chat-Fenster, Messaging-Kanäle wie WhatsApp und Instagram, E-Mail, Telefon und Supportkanäle, Zahlungs-, Rechnungs- und Abonnementprozesse, Cookies, Protokolldateien und technische Systeme elektronisch erhoben werden.

7. Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden auf Grundlage der folgenden Rechtsgründe gemäß Artikel 5 des KVKK verarbeitet:

• die Verarbeitung ist für die Begründung oder Erfüllung eines Vertrags erforderlich,
• die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen erforderlich,
• die Verarbeitung ist zur Begründung, Ausübung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs erforderlich,
• die Verarbeitung ist zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen erforderlich, sofern dabei die Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht beeinträchtigt werden,
• die Verarbeitung ist ausdrücklich gesetzlich vorgesehen,
• in den erforderlichen Fällen wird die ausdrückliche Einwilligung der betroffenen Person eingeholt.

Für Verarbeitungsvorgänge, die eine ausdrückliche Einwilligung erfordern, wird eine gesonderte und eindeutige Zustimmung eingeholt. Der Informationshinweis ersetzt nicht die ausdrückliche Einwilligungserklärung.

8. WhatsApp, Instagram und Nachrichten-Assistent

YönetimTR kann Unternehmen auf Wunsch dabei unterstützen, Kundenanfragen über WhatsApp, Instagram und den Web-Chat zu beantworten und mit Kunden zu kommunizieren.

Nachrichten, die an die Leitung des Unternehmens gesendet werden, können zu Zwecken der Information, Reservierung, Anfrageerstellung, Bestellung, Lieferung und Kundenservice verarbeitet werden.

Die Inhalte der Nachrichten können je nach Art der Anfrage an die zuständigen Unternehmensvertreter, die betreffenden Mitarbeitenden oder den KI-gestützten Assistenten weitergeleitet werden. Mitarbeitende des Unternehmens können das Gespräch übernehmen und direkt antworten.

Die Messaging-Infrastruktur für WhatsApp, Instagram und Messenger wird von Meta Platforms, Inc. bereitgestellt. Daher können bei der Kommunikation über diese Kanäle auch die eigenen Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien von Meta gelten.

Die von Meta-Plattformen erhaltenen Daten werden ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes verwendet; sie werden nicht zu Werbezwecken genutzt, nicht verkauft und nicht zu Marketingzwecken an Dritte weitergegeben.

Für die Zustellung oder Leistungserbringung geteilte Angaben wie Adresse, Standort, Zimmernummer oder ähnliche Informationen werden ausschließlich zur Erfüllung der jeweiligen Anfrage verwendet.

9. Einsatz von Künstlicher Intelligenz

YönetimTR kann, wenn Unternehmen dies wünschen, KI-gestützte Assistentendienste anbieten.

Der KI-Assistent kann unter anderem dazu genutzt werden, Informationen über das Unternehmen bereitzustellen, Menü- und Preisinformationen zu liefern, Anfragen und Reservierungen zu erstellen, Kundenfragen zu beantworten und mehrsprachige Kommunikation zu ermöglichen.

In diesem Zusammenhang können Nachrichteninhalte, vom Unternehmen festgelegte Informationen und Inhalte sowie technische Verarbeitungsprotokolle an KI-Dienstanbieter übermittelt werden, um Antworten zu erzeugen. Diese Inhalte werden vom Anbieter nicht zum Training von Modellen verwendet.

KI-Antworten werden automatisch erstellt und können Fehler enthalten; die endgültige Prüfung verbindlicher Informationen obliegt dem Unternehmen.

10. Datenübermittlung ins Ausland

Einige der während der Bereitstellung der Dienste von YönetimTR verwendeten Technologieanbieter können ihre Server im Ausland haben.

In diesem Zusammenhang können personenbezogene Daten ins Ausland übertragen werden, beschränkt auf KI-Dienstanbieter, Anbieter von Messaging-Infrastrukturen, Cloud-Server- und Hosting-Anbieter, Anbieter von E-Mail-/SMS-/Kommunikationsinfrastrukturen sowie technische Dienstleister.

Übermittlungen ins Ausland erfolgen im Rahmen von Artikel 9 des KVKK, der einschlägigen Gesetzgebung, der Beschlüsse der Aufsichtsbehörde und, sofern erforderlich, einer ausdrücklichen Einwilligung, geeigneter Garantien, Standardverträge oder anderer in der Gesetzgebung vorgesehener Übermittlungsmechanismen.

11. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können, soweit es für die Dienstleistung erforderlich ist und nur in dem dafür notwendigen Umfang, an die folgenden Personen und Organisationen weitergegeben werden:

• das jeweilige Unternehmen, das YönetimTR nutzt, und dessen berechtigte Nutzer,
• vom Unternehmen autorisierte Mitarbeitende,
• Cloud-Server- und Hosting-Anbieter,
• Meta-Messaging-Infrastrukturanbieter wie WhatsApp, Instagram und Messenger,
• KI-Dienstanbieter,
• E-Mail-, SMS- und Benachrichtigungsinfrastrukturanbieter,
• Zahlungs- und Abrechnungsdienstleister,
• Buchhaltungs-, E-Rechnungs- oder Integrationsdienstleister,
• technische Support- und Wartungsdienstleister,
• Rechtsberater, Wirtschaftsprüfer und Auditoren,
• berechtigte öffentliche Institutionen und Behörden.

Personenbezogene Daten werden nicht an Dritte verkauft und nicht zu anderen als den oben genannten Zwecken weitergegeben.

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden für die Dauer aufbewahrt, die für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist, sowie für die in den einschlägigen Vorschriften vorgesehenen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Nach Ablauf der Speicherdauer werden die Daten gelöscht, vernichtet oder anonymisiert.

Nachrichten- und Gesprächsaufzeichnungen werden für eine angemessene Zeit zum Zweck der Leistungserbringung und der Beilegung von Streitigkeiten gespeichert; bei Beendigung des Unternehmenskontos können sie unter Berücksichtigung des Vertrags, technischer Erfordernisse, der Backup-Prozesse und der gesetzlich vorgesehenen Fristen gespeichert oder gelöscht werden.

Log-, Sicherheits- und Transaktionsaufzeichnungen können aus Gründen der Sicherheit, Prüfung, Fehlerbehebung und zur Lösung rechtlicher Streitigkeiten für angemessene Zeiträume gespeichert werden.

13. Datensicherheit

Zur Gewährleistung der Sicherheit personenbezogener Daten werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen.

Dazu können gehören:

• Benutzerfreigabe und rollenbasierte Zugriffskontrolle,
• mandantenbasierte Datenisolation,
• sicheres Sitzungsmanagement,
• verschlüsselte Kommunikationsinfrastruktur,
• HTTPS-Nutzung,
• Protokollierung und Transaktionsaufzeichnungen,
• Backup-Prozesse,
• Server- und Anwendungssicherheitsmaßnahmen,
• Kontrollen zur Verhinderung unbefugter Zugriffe,
• Systeme zur Fehler- und Leistungsüberwachung

können angewendet werden.

Unser Sicherheitsansatz: Wir verarbeiten Daten nur so weit wie nötig, begrenzen den Zugriff und setzen die erforderlichen Kontrollen ein, um das System sicher zu halten.

14. Cookies

Das YönetimTR-Verwaltungsdashboard und die Websites können Cookies für Sitzungsverwaltung, Sicherheit, Benutzereinstellungen, Systemleistung und bei Bedarf für Analysezwecke verwenden.

• Unbedingt erforderliche Cookies: Sie sind für den Betrieb des Dienstes notwendig.
• Analyse- und Performance-Cookies: Sie können eingesetzt werden, um das Nutzungserlebnis zu verbessern und die Systemleistung zu messen.

Cookie-Einstellungen können über die Browser-Einstellungen verwaltet werden. Wenn notwendige Cookies deaktiviert werden, funktionieren einige Dienste möglicherweise nicht ordnungsgemäß.

15. Rechte der betroffenen Person

Gemäß Artikel 11 des KVKK haben betroffene Personen die folgenden Rechte:

• zu erfahren, ob ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
• Informationen zu verlangen, wenn ihre personenbezogenen Daten verarbeitet wurden,
• den Zweck der Verarbeitung und die Frage zu erfahren, ob die Daten zweckgemäß verwendet werden,
• zu erfahren, an welche Dritten im Inland oder Ausland personenbezogene Daten übermittelt wurden,
• die Berichtigung unvollständiger oder fehlerhaft verarbeiteter personenbezogener Daten zu verlangen,
• die Löschung oder Vernichtung personenbezogener Daten gemäß den einschlägigen Vorschriften zu verlangen,
• zu verlangen, dass Berichtigungen, Löschungen oder Vernichtungen auch den Dritten mitgeteilt werden, an die die Daten übermittelt wurden,
• gegen ein Ergebnis Einspruch zu erheben, das sich zu ihrem Nachteil aus einer ausschließlich automatisierten Analyse der verarbeiteten Daten ergibt,
• Schadensersatz zu verlangen, wenn durch die rechtswidrige Verarbeitung personenbezogener Daten ein Schaden entstanden ist.

16. Antrag auf Löschung von Daten

Wenn Sie die Löschung Ihres Kontos und Ihrer Daten wünschen, genügt es, Ihre Anfrage von der in Ihrem Konto hinterlegten E-Mail-Adresse an info@artechotomasyon.com zu senden. Nach der Identitätsprüfung wird Ihre Anfrage spätestens innerhalb von 30 Tagen bearbeitet; Ihre Kontodaten, Gesprächsaufzeichnungen und das verknüpfte Messaging-Konto werden gelöscht.

Wenn Sie als Endnutzer einem Unternehmen über WhatsApp, Instagram oder den Web-Chat geschrieben haben, werden Ihre Nachrichten im Namen des Unternehmens verarbeitet, an das Sie geschrieben haben. Sie können Ihren Löschantrag direkt an das betreffende Unternehmen richten oder an die oben genannte Adresse schreiben; Ihre Anfrage wird an das zuständige Unternehmen weitergeleitet.

Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen, die gesetzlich aufzubewahren sind, werden für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer weiter gespeichert.

Sie können die Verknüpfung Ihres Messaging-Kontos jederzeit über das Verwaltungsdashboard entfernen. Nach dem Entfernen der Verknüpfung wird Ihre Nummer von der Plattform getrennt und es werden keine neuen Nachrichten mehr empfangen.

17. Antrag und Kontakt

Anträge im Rahmen des KVKK können Sie über die folgenden Kommunikationskanäle einreichen:

Artech Yazılım Otomasyon Bilişim Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi

Adresse:
Şirintepe Mah. 8132 Sk. No: 20 /1 Çiğli / İzmir

E-Mail:
info@artechotomasyon.com

Telefon:
0534 658 89 96

Ihre Anträge werden je nach Art der Anfrage so schnell wie möglich und spätestens innerhalb von 30 Tagen bearbeitet.

18. Änderungen der Richtlinie

Dieser Text kann von Zeit zu Zeit aufgrund von Gesetzesänderungen, Aktualisierungen der Dienste von YönetimTR oder Änderungen in den Geschäftsprozessen aktualisiert werden.

Die aktuelle Fassung gilt ab dem Datum ihrer Veröffentlichung auf der Website von YönetimTR oder auf den jeweiligen Plattformen.

Letzte Aktualisierung: 05-08-2026

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